Pengertian Administrasi, Definisi, Ciri – Ciri dan Fungsi dan Unsur-Unsur Administrasi

Di manapun kita berada entah itu dilingkungan perkantoran, desa, rumah sakit, atau instansi sejenisnya kita sering sekali mendengar suatu istilah yang disebut administrasi. Nah sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan administrasi itu sendiri? Pernahkan teman-teman ditanya kemudian tidak bisa menjawab? Yuk simak artikel berikut ini, kita bahas bersama mengenai pengertian adminstrasi, definisi, ciri-ciri dan fungsinya.

Pengertian dan Definisi Administrasi Secara Umum

Pengertian Administrasi Secara Umum

Secara umum, administrasi sangat berkaitan dengan kegiatan pengaturan suatu kebijaksanaan untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang dikembangkan dalam suatu bentuk usaha. Namun, yang sangat sering kita tahu bahwa administrasi adalah suatu kegiatan sederhana  yang berkaitan dengan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukaan sederhana, ketik-mengetik, dan segala sesuatu yang bersifat teknis. Hal itu juga merupakan pengertian administrasi hanya saja dalam lingkup yang sempit.

Pengertian Administrasi Secara Luas

Secara luas, kita bisa mengtakan bahwa administrasi juga merupakan suatu bentuk kerjasama antara dua orang atau lebih yang memanfaatkan prasarana dan sarana demi mencapai suatu tujuan secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

Pengertian Administrasi Menurut George R. Terry

Sedang menurut George R. Terry, administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran sera untuk menggerakan mereka yang melaksankannya agar tujuan yang telah ditetapkan tercapai.

Pengertian Administrasi Menurut Arthur Grager

Menurut Arthur Grager administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat atau organisasi. Yang lainnya seperti Sondang P. Siagian mengatakan bahwa adminstrasi adalah proses kerjasama antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang ditentukan sebelumnya.

Ciri-Ciri Administrasi

Jangan salah loh, administrasipun memeiliki ciri-ciri atau karakteristik yang sebaiknya kita tahu agar tidak salah kaprah menyebut segala hal adalah administrasi. Berikut beberapa ciri-ciri administrasi:

  1. Suatu kegiatan administrasi tentu terdapat tujuan yang jelas.
  2. Kegiatan administrasi pasti melibatkan suatu kelompok manusia bisa perseorangan atau lebih dengan petugas.
  3. Suatu administrasi selalu berhubungan dengan kerjasama karena dilakukan lebih dari dua orang antara petugas dan perseorangan atau lebih.
  4. Dalam suatu administrasi melibatkan kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.

Fungsi Administrasi

Yang perlu teman-teman ketahui adalah bahwa administrasi bukanlah hal sederhana sekedar input dan output data. Administrasi lebih rumit daripada yang terlihat. Hal itu bisa diketahui dari beberapa fungsi yang terdapat pada dunia administrasi, misalnya:

  1. Planning

Saat melakukan proses administrasi berarti juga untuk melakukan kegiatan planning atau perencanaan. Aktivitas ini bertujuan agar kegiatan terarah. Di dalam fungsi perencanaan melibatkan pengumpulan data, pengolahan datam hingga penyusunan rencana.

  1. Organizing

Adanya kegiatan administrasi juga berarti agar seluruh kegiatan terorganisir atau tersusun. Hal ini juga bertujuan untuk membangun kerjasama dan komnikasi antara anggota-anggota dalam suatu organisasi.

  1. Coordinating

Adanya administrasi berarti semua kegiatan sudah terkordinasi dengan baik. Hal ini agar segala kegiatan yang dijalankan tidak mengalami kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas.

  1. Reporting

Dengan administrasi, proses reporting atau laporan menjadi lebih mudah baik secara lisan maupun tulisan karena seluruh data di catat dan diatur sedemikian rupa.

  1. Budgeting

Penyusunan anggar adalah satu fungsi utama dari diadakannya administrasi. Hal ini karena seluruh kegiatan dalam suatu organisasi tentu membutuhkan dana.

  1. Staffing

Nah, dalam administrasi kita juga akan mengetahui data mengenai perekrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan, dll. Pada bagian ini administrasi berperan penting terhadap segala sesuatu yang berhubungan dengan sumberdaya manusia dan yang lainnya.

  1. Directing

Pengarahan dan bimbingan tentu penting. Dua hal inilah yang diatur juga dalam sistem adminstrasi suatu anggota.

Unsur – Unsur Administrasi

Menurut The Liang Gie, Administrasi dalam pelaksanaanya memiliki 8 unsur, yang terdiri dari:

  1. Organisasi
    Organisasi merupakan kelompok orang-orang, tugas-tugas, wewenang, dan tanggungjawab serta hubungan diantara para pekerja atau unit-unit tugas.
  2. Manajemen
    Manajeme merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan orang-orang dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar-benar tercapai;
  3. Komunikasi
    Komunikasi merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari satu pihak kepeda pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
  4. Kepegawaian
    Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama yang bersangkutan;
  5. Keuangan
    Tugas-tugas keuangan adalah rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerja sama.
  6. Perbekalan
    Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur menggunakan, mendaftar, memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda-benda perlengkapan dalam usaha kerjasama;
  7. Tata usaha
    Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukkan dalam usaha kerjasama;
  8. Hubungan masyarakat (Humas)
    Hubungan masyarakat merupakan rangkaian kegiatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan.

Tujuan Administrasi

  • Untuk memantau aktivitas administrasi pada perusahaannya.
  • Untuk menilai kegiatan-kegiatan pengorganisasian perusahaan.
  • Untuk menyusun program peningkatan usaha dan kegiatan pengorganisasian.
  • Untuk mengamankan kegiatan-kegiatan usaha dan organisasi perusahaan.